En date du 22 septembre 2023

Introduction

La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer sur la nature des renseignements personnels collectés, utilisés, conservés et potentiellement communiqués par la Clinique universitaire de réadaptation de l’Estrie (CURE) – Coopérative de solidarité (ci-après « CURE ») dans le cadre des services qu’elle procure.

La CURE est une coopérative de solidarité privée offrant des services de réadaptation (évaluations et suivis en physiothérapie et en ergothérapie) à toute personne ou entreprise qui en fait la demande et pour qui la CURE est en mesure de répondre adéquatement aux besoins.

Renseignements recueillis et utilisation

Afin de se conformer entre autres aux exigences déontologiques professionnelles et dans le but d’offrir des services de qualité, la CURE, ses employés et représentants doivent recueillir certains de vos renseignements personnels. Par exemple : il est essentiel de connaître votre état de santé ainsi que vos conditions médicales et divers diagnostics afin de pouvoir vous offrir un traitement efficace, sécuritaire et approprié. Il s’avère également nécessaire de recueillir vos coordonnées afin de pouvoir vous contacter et facturer les services rendus.

Par ailleurs, la CURE doit consigner les informations financières et le rendement au travail de ses employés afin de pouvoir leur verser un salaire et assurer les qualifications requises dans le cadre de l’emploi.

Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos renseignements personnels :

1. Le personnel de la CURE ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité;
2. Un fournisseur de service de la CURE ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services;
3. Le tuteur légal d’une personne de moins de 14 ans, si cette situation vous concerne;
4. La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert.

Collecte des renseignements

Lorsque vous contactez la CURE par téléphone ou par courriel pour obtenir un service, vos coordonnées sont notées dans notre logiciel de gestion clinique sécurisé (Medexa) afin de procéder à l’ouverture de votre dossier.

Vos renseignements personnels sont ensuite recueillis via des formulaires électroniques envoyés par le biais du même logiciel ou par courriel. Dans le cas où vous ne possédez pas d’adresse courriel ou n’êtes pas familier avec ce type de complétion, une version papier des formulaires est disponible à la réception de la CURE. Vous êtes responsables de vous présenter plus tôt à votre premier rendez-vous afin de disposer du temps nécessaire pour remplir lesdits questionnaires, qui seront ensuite numérisés et consignés à votre dossier électronique.

Droit d’accès ou rectification à vos renseignements

À titre de client ou d’employé, vous êtes en droit d’accéder à vos renseignements personnels et d’exiger une rectification si vous les jugez inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi ou par le consentement que vous avez signé.

Pour ce faire, vous devez remplir le formulaire approprié disponible dans la section « Documentation » de notre site Internet ou en faire la demande à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent dans le bas du présent document.

Il est à noter que notre entreprise peut toutefois refuser une rectification si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière ou aux obligations déontologiques. Nous vous fournirions alors le justificatif complet menant à ce refus.

Communication de vos renseignements

Dans le but de favoriser la collaboration entre les différents membres de notre équipe et les personnes ou entités œuvrant à l’extérieur de notre entreprise, nous utilisons les technologies de l’information et de la communication (ci-après « TIC ») en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.

Dans notre entreprise, vos renseignements personnels peuvent être communiqués via certains logiciels de communication afin de pouvoir échanger avec vous, entre collègues ou avec des personnes ou des entités œuvrant à l’extérieur de notre entreprise. Aucun réseau social ne sera utilisé pour communiquer des renseignements personnels, pour des raisons légales et déontologiques.  

Notre entreprise a vérifié que nos fournisseurs logiciels hébergent vos renseignements personnels sur le territoire canadien ou à défaut, nous nous assurerons de faire les évaluations imposées par la Loi 25 lors de l’entrée en vigueur de l’article 17.

Seules les personnes suivantes peuvent recevoir des communications de notre personnel dans lesquelles peuvent se retrouver vos renseignements personnels :

1. Vous;
2. Le personnel de la CURE en ayant besoin dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels des clients;
3. Un fournisseur de service de notre entreprise ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services;
4. La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert;
5. La liste des personnes n’œuvrant pas directement au sein de la CURE énumérée dans le « Consentement à la consultation et à la communication de vos renseignements personnels au moyen des TIC » que vous avez signé.

Conservation de vos renseignements

Dans le but d’assurer une bonne traçabilité et un accès opportun à vos renseignements personnels aux seules personnes nécessitant un tel accès, nous utilisons les TIC en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.

Dans notre entreprise, vos renseignements personnels liés à votre dossier électronique sont conservés à l’aide d’un logiciel permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès effectués par les membres de notre entreprise. Afin de nous conformer aux exigences des ordres professionnels de santé, nous devons conserver vos renseignements personnels pour une durée d’au minimum cinq (5) ans suivant le dernier service rendu, après quoi l’ensemble de ceux-ci sont détruits de manière sécurisée.

En ce qui concerne votre fiche d’adhésion (s’il y a lieu), nous devons la conserver pour une durée illimitée afin de connaître votre statut de membre et vous facturer les tarifs appropriés. Cette dernière est donc sauvegardée numériquement sur un espace sécurisé pour nous permettre de faire le suivi nécessaire.

Protection de vos renseignements

L’accessibilité à vos renseignements personnels est protégée au moyen d’un identifiant unique et d’un mot de passe possédé par chacun des membres de notre personnel. Nous sommes donc en mesure d’obtenir la liste complète des accès, consultations et modifications de vos renseignements, ce qui nous permet de surveiller et détecter les problèmes ou les accès non autorisés à vos renseignements personnels par le biais d’audit. De plus, tel que mentionné ci-haut, toute personne œuvrant à la CURE a signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels des clients.

Limitation de responsabilité

De par la nature des communications via la TIC, il existe un risque inhérent que vos renseignements personnels puissent être interceptés lors d’une communication initiée par vous ou par le personnel de la CURE.

C’est pourquoi la CURE communiquera seulement le strict minimum en ce qui a trait à vos renseignements personnels et le fera toujours en respect de la présente politique.

Notre entreprise pourrait être appelée à donner accès à un logiciel contenant certains de vos renseignements personnels à un tiers pour assurer le bon fonctionnement de ses opérations (ex. : pour réaliser des activités de maintenance au niveau d’un logiciel).

Ainsi, bien que la sécurité des renseignements personnels recueillis soit d’une importance capitale pour nous et que nous employons les mesures nécessaires pour réduire au maximum les risques, nous ne pouvons certifier l’absence de toute menace.

Responsable de la protection des renseignements personnels

À la CURE, la responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après « RPRP ») est Stéphanie Demers-Dubuc. Toute question, demande d’accès, de rectification ou autre doit être adressée à cette dernière, dont voici les coordonnées :

 

Stéphanie Demers-Dubuc, RPRP pour
Clinique universitaire de réadaptation de l’Estrie (CURE)

3001, 12^e Avenue Nord, local Z7-2525
Sherbrooke (Québec) J1H 5N4
819 821-8000 poste 72935
Stephanie.demers.dubuc@usherbrooke.ca

Dernière mise à jour : 12 avril 2024